Datenschutz

Datenschutzerklärung der motus5 GmbH

Stand: 02.11.2026

1. Verantwortliche

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die motus5 GmbH, Kohlhökerstraße 73, 28203 Bremen, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführerinnen Doris Heitkamp-König und Dr. Ruth Müntinga. Telefon: 0151 11109217, E-Mail: willkommen@motus5.de, Website: www.motus5.de.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten: beim Besuch unserer Website www.motus5.de, bei der Nutzung der m5-Akademie unter akademie.motus5.de, bei der Anmeldung zu unserem Newsletter, bei der Buchung von Terminen, auf unserer LinkedIn-Seite sowie im Rahmen unserer Leistungen in Beratung, Trainings und Einzelberatung.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, z. B. für den Newsletter-Versand. Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an willkommen@motus5.de oder über die Privatsphäre-Einstellungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen, z. B. Angebote, Beratungsaufträge, Trainings und Kursbuchungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen, z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, z. B. der sichere Betrieb unserer Website, die Kommunikation mit Ansprechpersonen unserer Kund*innen oder die Gewinnung von Newsletter-Abonnent*innen.
• § 25 Abs. 1 TDDDG – Einwilligung für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät (Cookies), soweit diese nicht unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

4. Website

4.1 Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben, mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben. Bei jedem Aufruf werden technisch erforderliche Daten in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem. Das dient der Auslieferung der Website und der IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

4.2 Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir setzen unbedingt erforderliche Cookies ein, damit die Website funktioniert (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Alle anderen Cookies und vergleichbaren Technologien nutzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), mit Ausnahme der in Abschnitt 13 beschriebenen Anzeige des Newsletter-Formulars. Zur Verwaltung der Einwilligungen nutzen wir das WordPress-Plugin Real Cookie Banner; die Einwilligungen werden auf unserem Server protokolliert, um sie nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die Protokolle enthalten keine IP-Adresse und werden nach 10 Jahren gelöscht. Ihre Einwilligung gilt 365 Tage; danach fragen wir Sie erneut. Signalisiert Ihr Browser „Do Not Track“, setzen wir nur unbedingt erforderliche Cookies. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Privatsphäre-Einstellungen ändern.

Wir setzen auf unserer Website keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein.

4.3 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten – bei Anfragen zu unseren Leistungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir nach 12 Monaten. Nachrichten aus dem Kontaktformular werden über unser Microsoft-365-Konto (siehe Abschnitt 9) versendet und zusätzlich 14 Tage in einem E-Mail-Protokoll auf unserem Server gespeichert. Vor Spam schützen wir das Kontaktformular mit einer Funktion des Formular-Plugins WPForms, die ohne Cookies und ohne Dienste Dritter auskommt.

4.4 Terminbuchung

Für die Buchung von Terminen, z. B. eines kostenlosen Erstgesprächs, nutzen wir Microsoft Bookings, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Buchung findet auf einer Seite von Microsoft statt; beim Aufruf dieser Seite wird Ihre IP-Adresse an Microsoft übermittelt. Wenn Sie einen Termin buchen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Termin und die Angaben, die Sie im Buchungsformular machen, um den Termin mit Ihnen abzustimmen und durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Buchung auf Ihre Anfrage zur Vorbereitung eines Vertrags erfolgt). Microsoft verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, außerdem gelten EU-Standardvertragsklauseln. Buchungsdaten löschen wir nach 12 Monaten, sofern aus dem Gespräch kein Vertrag entsteht; andernfalls gelten die Fristen in Abschnitt 5.

5. Kund*innen und Vertragsabwicklung

Für Angebote, Aufträge und deren Abrechnung verarbeiten wir Kontakt- und Vertragsdaten unserer Kund*innen und ihrer Ansprechpersonen: Name, Funktion, Organisation, Kontaktdaten, Inhalte der Aufträge, Rechnungs- und Zahlungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Ansprechpersonen von Organisationen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Rechnungen versenden wir elektronisch. Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen bewahren wir gesetzlich vorgeschrieben auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre.

6. Trainings, Workshops und Beratungsprojekte

Für Trainings und Workshops verarbeiten wir Daten der Teilnehmenden, die wir von der beauftragenden Organisation oder direkt von den Teilnehmenden erhalten: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Organisation und Rückmeldungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. – wenn die Teilnehmenden nicht selbst Vertragspartner*innen sind – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Durchführung und Dokumentation des Trainings). Online-Termine führen wir über Microsoft Teams durch; Aufzeichnungen erstellen wir nur mit Einwilligung aller Teilnehmenden. Webinare und Kurse, die eine Organisation für ihre Beschäftigten bucht, führen wir in der Regel als Auftragsverarbeiterin der Organisation durch (siehe Abschnitt 8). Foto- und Videoaufnahmen, auf denen Personen erkennbar sind, entstehen nur mit Einwilligung. Teilnehmendendaten löschen wir nach 3 Jahren.

Führen wir im Auftrag einer Organisation Befragungen oder Interviews mit deren Beschäftigten durch, ist in der Regel die beauftragende Organisation verantwortlich und wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Ergebnisse berichten wir nur zusammengefasst und ohne Rückschluss auf einzelne Personen.

7. Einzelberatungen und Intensivprogramme

In Einzelberatungen, z. B. im Rahmen unserer Intensivprogramme, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns anvertrauen, sowie unsere Gesprächsnotizen, um die Beratung durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sollten Sie uns dabei Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten mitteilen, verarbeiten wir diese nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Wir behandeln alle Inhalte vertraulich und löschen die Notizen 3 Jahre nach Abschluss des Programms oder früher auf Ihren Wunsch.

8. m5-Akademie und Lernplattform

Für unsere Online- und Blended-Learning-Kurse betreiben wir unter akademie.motus5.de eine Lernplattform. Den technischen Betrieb übernimmt die IWP Factory GmbH, Konsul-Smidt-Str. 8v, 28217 Bremen, als unsere Auftragsverarbeiterin.

• Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse, gebuchte Kurse, Lernfortschritt, Ergebnisse von Tests, Selbsteinschätzungen und Aufgaben, Forenbeiträge, Zugriffszeiten sowie bei jedem Zugriff IP-Adresse, Datum und Uhrzeit.
• Zwecke und Rechtsgrundlage: Bereitstellung der Kurse, Ausstellung von Zertifikaten und Support (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Sichtbarkeit: In Kursen, Foren und anderen gemeinsamen Bereichen sehen andere Teilnehmende den Namen, mit dem Sie in der Plattform angezeigt werden (Anzeigename). Diesen können Sie frei wählen; der Profilname wird automatisch auf Ihr Zertifikat übernommen.
• Firmenkund*innen: Bucht Ihre Arbeitgeberin den Kurs, ist sie für die Verarbeitung verantwortlich; wir verarbeiten Ihre Daten dann als Auftragsverarbeiterin nach ihren Weisungen und auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO, die IWP Factory GmbH als Unterauftragsverarbeiterin. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrer Arbeitgeberin. Diese erhält Auswertungen zu Teilnahme und Lernfortschritt nur im vereinbarten Umfang.
• Cookies: Die Lernplattform verwendet Session-Cookies, die für die Anmeldung erforderlich sind und beim Schließen des Browsers gelöscht werden (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
• Speicherdauer: Ihr Zugang besteht während der Kurslaufzeit und der anschließenden Abrufzeit, die in der Kursbeschreibung genannt ist (z. B. 40 Tage bei E-Learning-Kursen, 6 Wochen Laufzeit plus 6 Wochen Abruf bei Kompetenzkursen, 6 Monate plus 6 Monate bei Intensivprogrammen). Danach werden Ihr Konto, Ihr Lernfortschritt und Ihre Beiträge gelöscht. Rechnungsdaten bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf.

Zahlungsabwicklung

Bei Zahlung per PayPal geben wir die für die Zahlung erforderlichen Daten an die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, weiter, die dafür eigenständig verantwortlich ist (https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full). Auf Anfrage ist eine Zahlung auf Rechnung möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Kommunikation und Zusammenarbeit

Für E-Mail, Videokonferenzen und Dateiablage nutzen wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland, als Auftragsverarbeiterin. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

10. Einsatz von KI-Diensten

Für Entwürfe von Texten, Konzepten und Unterlagen nutzen wir KI-Dienste, derzeit ChatGPT (OpenAI, Business-Tarif) und Claude (Anthropic, Team-Tarif). Dabei können auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, die wir für unsere Arbeit benötigen, etwa Namen und Inhalte aus Unterlagen und Nachrichten von Kund*innen, Teilnehmenden und Geschäftspartner*innen. Wir nutzen die Dienste nur, um unsere Unterlagen und Texte zu erstellen und zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Erstellung und Bearbeitung unserer Unterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), soweit die Daten zur Durchführung eines Vertrags gehören, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei beiden Diensten haben wir die Nutzung unserer Eingaben für das Training der Modelle ausgeschaltet. Die Anbieter haben ihren Sitz in den USA; eine Übermittlung dorthin ist möglich (siehe Abschnitt 15).

11. LinkedIn

Wir betreiben eine Unternehmensseite bei LinkedIn, einem Dienst der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Für die Seiten-Statistiken (Page Insights) sind wir gemeinsam mit LinkedIn verantwortlich (Art. 26 DSGVO); LinkedIn übernimmt dabei die wesentlichen Pflichten, z. B. zur Information und zur Erfüllung von Betroffenenrechten. Eine Übermittlung in die USA ist möglich (EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Darstellung unseres Unternehmens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

12. Bewerbungen

Bewerbungsunterlagen verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und löschen sie 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern keine Einstellung erfolgt.

13. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und, soweit Sie ihn angeben, Ihren Namen, um Ihnen Informationen zu unseren Themen, Veranstaltungen, Angeboten und Kursen der m5-Akademie zu schicken. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Mit dem Absenden des Anmeldeformulars auf unserer Website werden Ihre Angaben an CleverReach übermittelt.

Wir nutzen das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, mit der Sie die Anmeldung bestätigen. Erst danach erhalten Sie den Newsletter. Um Ihre Einwilligung nachweisen zu können, speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, die dabei verwendete IP-Adresse und den Text der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Für den Versand nutzen wir CleverReach, einen Dienst der CleverReach GmbH & Co. KG, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede. CleverReach verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO auf Servern in Deutschland und Irland. Zu den Unterauftragsverarbeitern von CleverReach gehört Amazon Web Services; ein Zugriff aus den USA ist daher nicht ganz auszuschließen (EU-US Data Privacy Framework). Wir messen nicht, ob und wann Sie den Newsletter öffnen oder welche Links Sie anklicken.

Auf unserer Website blenden wir 30 Sekunden nach dem Seitenaufruf ein Anmeldeformular für den Newsletter ein (Pop-up). Es erscheint nur auf größeren Bildschirmen und nicht auf den Seiten Kontakt, Impressum und Datenschutz. Das Formular wird über unsere Domain news.motus5.de von den Servern von CleverReach geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse an CleverReach übermittelt, auch wenn Sie sich nicht anmelden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Gewinnung von Newsletter-Abonnent*innen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können dem jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 18). Wenn Sie das Formular schließen, speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage, Eintrag „m5nl“) den Zeitpunkt des Schließens, damit das Formular 30 Tage lang nicht erneut erscheint. Der Eintrag enthält keine weiteren Angaben und ist kein Cookie; nach 30 Tagen berücksichtigen wir ihn nicht mehr. Sie können ihn jederzeit löschen, indem Sie den Speicher Ihres Browsers leeren. Der Zugriff auf Ihr Endgerät beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen – über den Link am Ende jedes Newsletters oder per E-Mail an willkommen@motus5.de. Damit widerrufen Sie Ihre Einwilligung. Bis dahin speichern wir Ihre Daten im Verteiler; nach der Abmeldung löschen wir sie dort. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir bis zu drei Jahre nach Ende des Jahres der Abmeldung auf, um uns gegen mögliche Ansprüche verteidigen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für andere Zwecke nutzen wir diese Daten nicht.

14. Empfänger*innen

Personenbezogene Daten erhalten innerhalb von motus5 nur die Personen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Außerdem können folgende Kategorien von Empfänger*innen Daten erhalten:

IT- und Plattformdienstleister als Auftragsverarbeiter (z. B. Hosting, Microsoft 365, IWP Factory GmbH, Buchhaltungssoftware, Newsletter-Versand), die vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden sind,

Zahlungsdienstleister (z. B. PayPal),

Steuerberatung und Rechtsberatung, die der beruflichen Verschwiegenheit unterliegen,

Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

15. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder können Daten dorthin übermitteln. Wir arbeiten nur mit Anbietern zusammen, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO) oder mit denen wir EU-Standardvertragsklauseln vereinbart haben (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die konkreten Fristen nennen wir in den einzelnen Abschnitten.

17. Ihre Rechte

Sie haben das Recht,

• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO),
• die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, soweit keine gesetzliche Pflicht oder ein anderer Grund entgegensteht (Art. 17 DSGVO),
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
• Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an eine andere Stelle übermitteln zu lassen (Art. 20 DSGVO),
• sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen.

18. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Verarbeiten wir Ihre Daten für Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Ein Widerspruch ist formlos möglich, z. B. per E-Mail an willkommen@motus5.de.

19. Pflicht zur Bereitstellung

Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags benötigen wir bestimmte Daten, z. B. Name und Kontaktdaten. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen oder durchführen. Im Übrigen ist die Bereitstellung freiwillig.

20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verzichten auf eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

21. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Angebote oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

Sie haben Fragen? Dann schreiben Sie uns: